Wie organisiere ich meinen Tag? – Die Tagesplanung

Du fühlst Dich immer wieder getrieben und weißt nicht was Du zuerst und zuletzt tun sollst. Du bist Abends gestresst und schläfst auf dem Sofa ein während Du noch Dein Brot in der Hand hast? Okay, zugegeben. Das ist ein extremes Beispiel. Allerdings kenne ich einige denen es so geht. Meditation, den Geist beruhigen, kann Dir natürlich helfen. Um aber dauerhaft gut durch den Tag zu kommen, reicht mir das persönlich nicht. Sicherlich hängt es auch davon ab, wie anspruchsvoll Dein Beruf ist und wieviel Energie Du hier investieren möchtest. Mein Ziel in dieser Kategorie ist es, der so viele Tools und Arbeitsmethoden wie möglich an die Hand zu geben. Damit diese aber effektiv sind, benötigst Du zunächst eine gute Tagesplanung.

Das fängt bereits Wochen vorher an. Für den Anfang, wollen wir uns aber auf den Tag konzentrieren.Viele werden vom Tag überrascht. Man kommt an den Schreibtisch, im Postfach wartet noch Arbeit, da klingelt schon das Telefon. Kurz bevor Du auflegst, steht ein Kollege neben Dir, der Dich bittet kurz die Welt zu retten. Du hast die Welt gerettet. In dem Moment fällt Dir auf, dass Du weitere 10 Emails bekommen hast und Dein Telefon zeigt 4 Anrufe in Abwesenheit. Du machst keine richtige Pause und hast während der Pause ein schlechtes Gewissen. Morgen ist Gespräch mit deinem Chef, Du möchtest Dich vorbereiten, aber die Arbeit macht sich nicht von allein. Du fährst nach Hause, hast Angst vor Morgen. Du hast weder Deine kompletten Emails abgearbeitet, noch Dich vernünftig vorbereitet für das Gespräch mit dem Chef. Kommt Dir das bekannt vor?

Der Fehler lag in der Planung!

Die meisten von uns nehmen sich zu viel vor. Ziele sind wichtig. Wenn Du aber Deine Ziele nicht schaffst, unabhängig ob es persönliche Ziele oder von Deiner Organisation vorgegebene Ziele sind, ist das unbefriedigend und auf Dauer nicht gesund. Viele Ziele sind aber erreichbar, wenn Du Dich strukturierst und planst.

Es beginnt am Vorabend. Bevor Du Deinen Arbeitsplatz verlässt, räume Ihn auf. Schreibtische sind leer, Arbeitsbänke sauber, dein Eingangsfach, egal ob analog oder digital ist leer. Du hast alles, was heute erledigt werden kann, erledigt. Nun schaust Du Dir den Folgetag an. Wieviele Aufgaben, Termine und Aufträge erwarten Dich morgen? Was möchtest Du morgen schaffen, was kannst Du schaffen? Wie viele Dinge kommen von Außen, die Du nicht beeinflussen kannst, wie viele erfordern, dass Du erst aktiv werden musst? Wenn Du bereits sehr gestresst bist, nimmt Dir morgen mal nichts vor. Wieviele Aufträge oder Aufgaben kommen von allein? Wie lange brauchst Du um diese Dinge abzuarbeiten? Dieser Zeitraum ist wichtig für die Planung. Nun musst Du Prioritäten setzen. Bist Du Verkäufer, musst Du Dir überlegen, wann Deine Kunden erreichbar oder besuchbar sind. Musst Du diese Email jetzt gerade bearbeiten wo Dein Kunde erreichbar ist? Muss die Welt des Kollegen wirklich jetzt gerade gerettet werden oder reicht das in zwei Stunden auch?

In einem zukünftigen Beitrag werde ich meine Morgenroutine erklären, aber für den Anfang, sei einfach etwas früher auf der Arbeit als Du musst. Um Dir ein Gefühl dafür zu vermitteln, wie meine Planung aussieht, will ich diese kurz auflisten. Das ist bei mir natürlich auch nicht “jeden” Tag so. Aber es ist meine Optimalvorstellung und diese passt oft zu 80%:

6:00 Uhr – Der Tag beginnt
7:45 Uhr – Am Arbeitsplatz. Vorbereitung auf den Tag
8:30 Uhr – Organisation (Aufträge und Emails die seit verlassen des Büros gekommen sind, Vorbereitung auf Termine)
9:00 Uhr – Akquisezeit (Kunden anschreiben, anrufen, Termine wahrnehmen)
11:30 Uhr – Organisation (Vorbereitung Termine oder Akquise für den Nachmittag)
12:00 Uhr – Pause (Essen, Meditation, Lesen oder schreiben – solange es nichts mit dem Beruf zu tun hat)
13:00 Uhr – Emails schreiben (Manche Kunden erreicht man hier noch nicht persönlich)
14:00 Uhr – Akquisezeit (Kunden anschreiben, anrufen, Termine wahrnehmen)
16:30 Uhr – Organisation (Aufträge und Emails die zwischenzeitlich gekommen sind, Vorbereitung auf Termine)
17:00 Uhr – Forecast Folgetag (Vorbereitung auf Morgen, aufräumen, Dinge, die ich bisher nicht geschafft habe.
18:00 Uhr – Feierabend.

Um es noch einmal zu betonen. Das ist die Idealvorstellung. Ich habe auch Besprechungen oder Präsentationen etc. Ich passe meine Tagesplanung jeden Tag an. In den seltensten Fällen kommen Änderungen aber spontan. Ich plane diese Dinge ein. Wenn ich z.B. um 8.30 Uhr eine Besprechung habe, muss ich einen der übrigen Zeiträume anpassen. Ich mache das jeden Tag, spätestens am Tag vorher. Ich weiß wieviel ich schaffen kann und wieviel nicht. Kollegen, für die die Welt gerettet werden muss, werden geprüft. Ist die Welt wirklich in Gefahr? Lohnt es sich meinen Plan spontan zu verwerfen? Meist nicht…

Nimm Deine Ziele in den Fokus. Was willst Du morgen angehen. Hast Du alle Ziele auf den Zeitraum verteilt? Wenn Du z.B. am Montag Projekt A in den Fokus nimmst, nimmt Dienstag Projekt B, sofern es für Deine Ziele wichtig ist.

Nimm dir Zeit für deine Tagesplanung und schreib Deine Zeiträume auf. Wenn Du einen Kalender benutzt, schreib diese Zeiträume in den Kalender. Lass Lücken für Termine, wenn Du hier noch welche vereinbaren willst. Halte Disziplin, sei so konsequent wie Du kannst. Zieh Dein Ding durch und halte Dich an diese Zeiträume.

Lass Dich möglichst nicht ablenken und vermeide Dinge, die Dich ablenken.

Wenn Du das so umsetzt wirst Du vielleicht bemerken, dass Du effektiver arbeitest und vor allem befriedigter nach Hause fährst, weil Du deine Arbeit geschafft hast. Du wirst auf dem Sofa nicht mehr einschlafen und langfristig glücklicher im Job sein.

Probiert die Tagesplanung aus, stellt Eure Fragen hier in den Kommentaren, wenn Ihr Schwierigkeiten haben solltet.

 

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