Wie kriege ich meine Aufgaben erledigt? – Die ToDo-Liste

Manche Menschen sind auf der Arbeit überfordert. Wer sich in seinem Job selbst organisieren muss, ist auf Planung angewiesen. Das mindert Stress und hilft sich besser zu strukturieren. Nachdem ich neulich einmal erklärt habe, wie man seinen Tag organisiert, wissen wir nun also wann wir uns einen Block zum abarbeiten einer bestimmten Aufgabenkategorie setzen, aber was ist nun mit den diversen Aufgaben die man nun strukturieren muss? Hierfür eigenen sich am besten Todo-Listen, also Aufgabenlisten.

Warum schreibt man das auf? Es ist recht einfach: um nichts zu vergessen. Psychologisch gesehen hat es noch einen weiteren Vorteil. Es ist zumindest erstmal aus dem Kopf wieder raus und vermindert den Stress sich jederzeit an alles erinnern zu müssen. Wer es sich gern merken möchte, dem kann der Körperbriefkasten weiterhelfen. Es gibt aber Menschen, die das lieber auf Papier notieren. Sofern es nicht zu komplex wird, kann das ebenso funktionieren.

Da ich mich allerdings digital organisiere, wird es hier oft Infos zu digitale Tools geben. Darüber hinaus kann ich Euch nur raten, Euch nicht völlig der digitales Demenz hinzugeben.

Bei den täglichen Aufgaben gibt es nun verschiedene Ansätze. Meine Methode basiert auf dem Getting Things Done (GTD) Modell von David Allen. Seine Herangehensweise erfordert zunächst eine Liste. Eine Liste, die einfach überschaubar ist, hat den Reiz sich schnell zurecht zu finden. Wenn es mehr Aufgaben werden muss man diese sortieren. Das geht z.B. nach Zeit, in dem man aufschreibt was “Heute” zu tun ist. Natürlich kann man aber auch Projekt bezogen arbeiten. Wir versuchen Oberkategorien zu finden die uns helfen es auf diesen Zeitblock herunter zu brechen.

Nehmen wir an Ihr wollt Euren Haushalt in den Griff bekommen. Dann macht es Sinn erst zu definieren, welche Aufgaben im Haus und welche außerhalb des Hauses erledigt werden müssen. Es wäre schon unpraktisch nach dem rasen mähen den Geschirrspüler anzumachen, bevor man die Hecke schneidet. Zumindest wäre es vermutlich weniger Zeit sparend. Des Weiteren möchte man sich am Samstag Nachmittag Zuhause ggf. nicht um die Geschäftsprobleme von Montag kümmern.

Das Ganze könnte nun z.B. so aussehen:

  • Zuhause
    • Samstag (Zeitliche Vorgabe)
      • Draußen:
        • Hecke schneiden
        • Rasenmähen
        • Laub fegen
      • Drinnen:
        • Aufräumen
        • Staub wischen
        • Staub saugen (macht nach dem Staub wischen Sinn)
  • Montag (Zeitliche Vorgabe):
    • Kunden anrufen
      • Thema 1
      • Thema 2
    • Emails bearbeiten
      • Dringende oder wichtige
      • weniger dringende oder wichtige
    • Folgetag planen
    • Projekt vorbereiten

Wer seinen Tag am Vortag so organisiert, wird zwangsläufig effizienter und wird somit auch seinen Stress mindern. Natürlich sollte man sich nicht immer 100%ig daran halten. Ich z.B. bearbeite eine Email auch mal zwischendurch, wenn sie weniger als zwei Minuten Zeit in Anspruch nimmt. Eine Fokussierung auf einen bestimmten Aufgabenbereich oder eine konkrete Aufgabe hilft aber ebenfalls produktiver zu sein. Der Mensch ist nicht zu Multitasking fähig. Studien belegten, dass wir, jedes Mal wenn wir zwischen verschieden Aufgaben hin und her springen, an Effizienz und Zeit verlieren.

Dadurch, dass Du weißt, dass Du heute nur Aufgaben auf der Liste hast, die auch den aktuellen Tag betreffen, kannst du Dich um so besser auf diese Aufgabe konzentrieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass Du Tage im Voraus wissen kannst wieviel wann erledigt werden möchte. Das hilft Dir wiederum bei deiner Tagesplanung.

Mit welchen Aufgaben-Tools man hier arbeiten kann, behandelt wir in weiteren Artikeln.

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