Wie kriege ich meine Aufgaben erledigt? – Die ToDo-Liste

Manche Menschen sind auf der Arbeit überfordert. Wer sich in seinem Job selbst organisieren muss, ist auf Planung angewiesen. Das mindert Stress und hilft sich besser zu strukturieren. Nachdem ich neulich einmal erklärt habe, wie man seinen Tag organisiert, wissen wir nun also wann wir uns einen Block zum abarbeiten einer bestimmten Aufgabenkategorie setzen, aber was ist nun mit den diversen Aufgaben die man nun strukturieren muss? Hierfür eigenen sich am besten Todo-Listen, also Aufgabenlisten.

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Wie organisiere ich meinen Tag? – Die Tagesplanung

Du fühlst Dich immer wieder getrieben und weißt nicht was Du zuerst und zuletzt tun sollst. Du bist Abends gestresst und schläfst auf dem Sofa ein während Du noch Dein Brot in der Hand hast? Okay, zugegeben. Das ist ein extremes Beispiel. Allerdings kenne ich einige denen es so geht. Meditation, den Geist beruhigen, kann Dir natürlich helfen. Um aber dauerhaft gut durch den Tag zu kommen, reicht mir das persönlich nicht. Sicherlich hängt es auch davon ab, wie anspruchsvoll Dein Beruf ist und wieviel Energie Du hier investieren möchtest. Mein Ziel in dieser Kategorie ist es, der so viele Tools und Arbeitsmethoden wie möglich an die Hand zu geben. Damit diese aber effektiv sind, benötigst Du zunächst eine gute Tagesplanung.

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Wie strukturiert man sich und mit welchen Hilfsmitteln?

Wer effektiv und produktiv sein möchte, muss sich gut organisieren. Hierbei helfen Methoden, sich über Monate hinweg den alltäglichen Aufgaben zu stellen. Es sind teils Methoden, um sich zu strukturieren und manchmal auch einfache Werkzeuge. Ich habe eine Neigung zur digitalen Organisation, aber auch gelernt, meine geistigen Fähigkeiten zu erweitern. Beides soll hier , in dieser Kategorie, zukünftig dokumentiert werden.

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Der Weg zum besseren Gedächtnis

Ich hasse Schwächen, zumindest bei mir. Seit einigen Jahren stört es mich aber so sehr, dass ich versuche aus den Schwächen Stärken zu machen.

Kollegen, Mitarbeiter und Vorgesetzte wussten das von mir. Ich bin vergesslich. Nicht so vergesslich wie der Professor “Hastig” aus der Sesamstrasse, aber nah dran. Nun kann man sich vieles aufschreiben, aber eben auch nicht alles. Ich baute mir ein kleines Netz aus digitalen Hilfsmitteln. Das funktioniert für mich seit Jahren. Todo und Notizapps rauf und runter. Allerdings benötige ich immer meine Spielsachen – Das störte mich.

Vor ca. 2 Jahren hörte ich das erste Mal von Memotechniken, also Techniken die einem helfen sollen sich systematisch bestimmte Fakten zu merken. Viele dieser Techniken basieren darauf, dass man sich Bilder besser merken kann als Worte. Das Bild muss lediglich besonders sein bzw. “abgedreht”. Lustiger Weise kann ich mich tatsächlich an das erste Beispiel erinnern. Ein Kochlöffel der durch einen Fernseher gestochen ist. Wenn die Daten einen Bezug auf einen Fakt haben, den ich mir versuche zu merken, klappt das schon recht gut. Wenn ich einkaufen gehen wollte und Milch, Brot und Marmelade merken wollte, stellte ich mir mich vor. Einmal in Milch badend, einmal auf einem riesigen Brot springend und in einer riesigen Marmeladenschüssel sitzend.

Mit dieser Methode kann man sich also Fakten bzw. Begriffe merken. Irgendwann sah ich eine Krimiserie, in der ein sog. Gedächtnispalast erklärt wurde. Der Protagonist konnte sich unglaublich viele Fakten merken. Dieses ist nur eine Erweiterung der Bildermethode. Man verknüpft jedes verrückte Bild nur mit einem bestimmten Ort, ein weiteres mit einem anderen Ort, so dass ein Pfad entsteht, den man sich ebenfalls gut merken kann. In der “Loci-Methode” baut man sich also Pfade die einem dabei helfen, sich ein Faktenkonstrukt zu merken. Beispiele aus der Geschichte gehen dabei z.B. besonders gut.

Der “Gedächtnispalast” baut auf einer lokalen Begebenheit auf, in der man die Pfade kombiniert. So kann man sich z.B. einen richtigen Palast vorstellen, in dem jeder Gang eine andere Geschichte erzählt. Nun muss hier allerdings berücksichtigt werden, dass im allgemeinen Orte besser dafür funktionieren, wenn man diese auch wirklich kennt. So merkte ich mir die Mannschaft zur WM 2014, in dem ich mir in Gedanken bestimmte Bilder in einem mir bekannte Raum platzierte.

Den Anfang machte ein braunes Boot auf dem zwei Zahlen standen. Die “2” und die “0” passten aber nur gerade so auf das kleine Böötchen. Die “20” stand also auf einem “Boat” – “eng”. Daraus abgeleitet hatte Gernome Boateng die Nummer 20 und ich erkannte ihn auf dem Spielfeld. So merkte ich mir alle Spieler der Kader. Da die Fakten ab und zu mal aktiv abgelaufen werden müssen, kann ich nicht mehr alle Spieler. Die meisten weiß allerdings noch.

Meine Bilder funktionieren natürlich nur bei mir. Die Herausforderung an dem Ganzen ist schnell genug ein Bild zu konstruieren. Das erfordert Übung und ich bin selbst noch lange nicht richtig gut. Aber ich möchte auch kein Gedächtnissportler werden, sondern wie gesagt, nur eine Schwäche minimieren.

Ich habe mich für einen “Fantasiepalast” entschieden. Das ist etwas schwieriger zum Start, allerdings einfacher wenn er “wächst”. Mein kleiner “Gedächtnispalast” hat mittlerweile 22 Räume mit unterschiedlichen Anzahlen an Fakten. Das hilft mir zunächst nicht morgen früh daran zu denken den Müll raus zu bringen, aber meine Hilfsmittel nutze ich immer weniger. Mir macht es Spaß mir bestimmte Fakten zu merken. Wenn Ihr ähnliche Probleme habt hilft euch das vielleicht auch.

Wunderlist mit nativer Dropbox-Unterstützung

Das Organisationstool Nummer 1 für mich, ist derzeit Wunderlist 3. Im Vergleich zu Wunderlist 2 unterstützt dieses nämlich auch Schlagwörter und eine Suche. Als ich dort noch kein Premium-Kunde war, habe ich häufig Dateien zu Dropbox hochgeladen und den Link einfach in die Notizen kopiert. Das funktionierte ganz okay, aber nicht so gut wie die native Einbindung, die Wunderlist nun eingebaut hat.

Die Links tauchen nun in den Anhängen einer Aufgabe auf, sind aber auch nur Verlinkungen. Wenn man diese anklickt oder tabbt, wird auf Dropbox.com und dort auf den veröffentlichten Link geleitet. Ein Mehrwert ist es aber in jedem Fall.

Workflowy – der übersichtliche Outliner

Eins das wir alle gemeinsam haben ist, dass wir viele Dinge zu erledigen haben. Hierfür gibt es bereits etliche Lösungsansätze in elektronischer Form, die wiederum alle etwas gemeinsam haben – irgendetwas fehlt immer.

Ein netter Ansatz ist das Tool, welches wir euch heute vorstellen möchten. Workflowy ist ein typischer Outliner .

Workflowy existiert derzeit nur als Webapp auf http://www.workflowy.com . Das Design ist schlank und einfach gehalten. Objekte wie z.B. Aufgaben und Text können in einer Listenhirarchie strukturiert werden. Dabei kann jedes Objekt einem anderen untergeordnet werden. Workflowy bietet die Möglichkeit alle Objekte verschachtelt anzuzeigen oder auch nur einen bestimmten Bereich anzuzeigen für den Fall das man sich auf etwas konzentrieren muss und sich nicht durch die übrigen Objekte ablenken lassen möchte. Somit behält man hier den kompletten Überblick.
Tags können ebenfalls angegeben werden. Diese kann man mit einer Raute ‘#’ kennzeichnen um z.B. einer Aufgabe eine Priorität #Wichtig oder #Dringend zu zuweisen.

Man kann Workflowy als Taskmanager benutzen. Aufgaben können “abgehakt” werden und eignen sich somit für das allgemein bekannte “Getting things done”-Modell. Apps gibt es für Workflowy leider noch nicht, obwohl die Entwickler derzeit daran arbeiten. Die mobile Version der Website funktioniert allerdings ausgezeichnet auf den gängigen Smartphones und Tablets sofern man einigermaßen Netz hat.

Leider gibt es auch keine sinnvolle Möglichkeit Aufgaben nach Zeit oder Fälligkeit zu sortieren. Eine Erinnerungsfunktion an bestimmten Tagen gibt es somit nicht. Rudimentär kann man z.B. einen Tag #april anlegen und sich somit alles anzeigen lassen was im April zu erledigen ist, sofern man dieses so markiert hat. Es erinnert mich stark an eine App für den Mac und IOS namens Taskpaper, von der es wiederum keine vernünftige Webapp gibt.

Wer auf diese Punkte verzichten kann, erhält mit Workflowy aber ein mächtiges Hilfsprogramm zur eigenen Organisation. Gespannt sein kann man sicherlich auf die Apps die noch folgen werden, aber Workflowy ist kostenlos macht jetzt schon einen sehr durchdachten Eindruck und ist sicherlich einen Blick Wert.

Taskpaper – Der etwas andere digitale Zettel

Jeder Nerd kennt Todo-Listen und vermutlich hat sich jeder schon einmal die Frage gestellt: “Wohin nur mit meinen Notizen?”. Nachdem ich so ziemlich alles von Zenbe bis Evernote ausprobiert hatte, stolperte ich über Taskpaper.

Taskpaper stellt sich als digitaler weißer Zettel vor auf Aufgaben und Notizen übersichtlich unter “Projekten” strukturiert werden können.

Schön an Taskpaper ist vor allem, dass es ein sauberes User-Interface hat. Jedes “Objekt”, egal ob Aufgabe, Notiz oder Projekt kann per Drag & Drop verschoben und anderen Objekten untergeordnet werden. So kann z.B. eine Notiz oder Aufgabe innerhalb eines Projektes und deren Unterobjekte schieben und bekommt mehr Übersicht. Die Eigenschaft, was für ein Objekt eine Textzeile ist kann man über Menüs einstellen oder setzt der Zeile ein “-” für eine Aufgabe vor. Projekte bekommen z.B. einen “:” angehängt – simple!

Eine Iphone-Version gibt es natürlich auch und die Möglichkeit beides mit einander zu synchronisieren.

Bei der Synchronisation werden verschiedenen Versionen angelegt, so dass man notfalls zurück auf eine “alte” Version seines Dokumentes wechseln kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Dokument im Prinzip nur eine Text-Datei ist und sich, sollte der Entwickler dieses Tool eines Tages nicht mehr weiter entwickeln, auch durch beliebige Programme nutzen.

Ebenfalls nett ist das vergeben von “Tags” die ebenfalls im Menü hinterlegt sowie auch farbig unterlegt werden können. Des Weiteren kann ich für mich nur sagen, dass es wesentlich mehr für mich ist als nur eine Todo-Liste. Vielmehr ist es die Auslagerung meines Gehirns.

Taskpaper kostet, wie so vieles auf dem Mac, auch eine Kleinigkeit. Die Mac-Version kostet 29$ und die Iphone-Version stolze 7,99$. Aber zumindest die Mac-Version kann man kostenlos testen. Die Iphone-Version ist, vom Verhalten der App her, recht identisch.